プライバシーポリシー（個人情報保護方針）
社会保険労務士法人オーク（以下「当法人」といいます。）は、社会保険労務士法に基づく守秘義務を負う専門家として、お客様および関係者の皆様からお預かりする個人情報の重要性を深く認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令・ガイドラインを遵守して、以下のとおり個人情報を適正に取り扱います。
1. 個人情報の取得
当法人は、業務の遂行に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。顧問先・ご依頼者様から、その従業員の方々の個人情報をお預かりする場合も、ご依頼の業務に必要な範囲に限ります。
2. 個人情報の利用目的
当法人は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。
- 労働社会保険諸法令に基づく申請書・届出書等の作成および提出代行（社会保険・労働保険の手続、労災保険・雇用保険給付の申請等）
- 労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類（労働者名簿・賃金台帳・就業規則等）の作成
- 人事・労務管理に関する相談・指導、および助成金の申請支援
- 給与計算、年末調整その他ご依頼に基づく関連業務
- 上記業務に関するご連絡、ご報告、お見積りおよび請求
- セミナー・法改正情報・当法人のサービスのご案内
- 当法人への採用応募者の選考、および当法人職員の雇用管理
- お問い合わせへの対応
- その他、上記に付随する業務
利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性があると合理的に認められる範囲で行い、変更後の目的をご本人に通知または当ウェブサイトで公表します。
3. 第三者への提供
当法人は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
なお、ご依頼に基づき年金事務所、労働基準監督署、公共職業安定所（ハローワーク）、労働局その他の行政機関へ書類を提出することは、ご依頼の業務の遂行として行うものです。
4. 業務の委託
当法人は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託することがあります。この場合、個人情報を適正に取り扱う委託先を選定し、契約の締結等により必要かつ適切な監督を行います。
5. 安全管理措置
当法人は、個人情報の漏えい、滅失または毀損を防止するため、次の措置を講じます。
- 基本方針・規程の整備：本方針を定め、取得・利用・保存・提供・削除等の段階ごとの取扱方法を定めた規程を整備しています。
- 組織的安全管理措置：責任者を定め、取扱状況を定期的に点検します。漏えい等の事案が発生した場合の報告連絡体制を整備しています。
- 人的安全管理措置：職員から守秘に関する誓約書を受け入れ、定期的に研修を実施します。
- 物理的安全管理措置：個人情報を取り扱う区域の管理、書類・機器の施錠保管、盗難等の防止措置を講じます。
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、ウイルス対策、通信の暗号化等により、情報システムを外部からの不正アクセス等から保護します。
- 外的環境の把握：クラウドサービス等を利用して個人データを外国で保管する場合は、当該国の個人情報保護制度を把握したうえで安全管理措置を講じます。【クラウド利用の有無・保管国を要確認】
6. 保有個人データの開示等の請求
当法人の保有個人データについて、ご本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示のご請求があった場合は、ご本人であることを確認のうえ、法令に従い遅滞なく対応します。
ご請求は下記の窓口までご連絡ください。所定の書式をお送りします。利用目的の通知および開示のご請求には、1件につき1,000円の手数料をいただく場合があります。
なお、顧問先・ご依頼者様からお預かりした従業員の方の個人情報に関するご請求は、原則としてお勤め先の事業主様を通じて対応させていただきます。
7. ウェブサイトにおける情報の取扱い
当ウェブサイトでは、次の外部サービスを利用しています。これらのサービスは Cookie を使用することがあり、閲覧者の情報（IPアドレス、ブラウザの種類等）が各サービスの提供者に送信される場合があります。
- Google マップ：当法人の所在地をご案内するため、Google LLC が提供する Google マップを埋め込んでいます。
- Google reCAPTCHA：お問い合わせフォームへの不正な送信（スパム）を防止するため、Google LLC が提供する reCAPTCHA を使用しています。
これらのサービスにおける情報の取扱いは、Google のプライバシーポリシーおよび利用規約に従います。Cookie はブラウザの設定により無効にできますが、その場合、一部の機能をご利用いただけないことがあります。
8. 本方針の改定
当法人は、法令の改正や業務内容の変更等に応じて、本方針を改定することがあります。改定後の方針は、当ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
9. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・ご相談・苦情は、下記までお願いいたします。
社会保険労務士法人オーク 個人情報保護管理責任者 佐藤健次
〒737-0143 広島県呉市広白石2-6-37 2F 電話：0823-74-9606（受付時間：平日 9:00〜17:00）
制 定 日：2015年10月1日
最終改定日：2026年11月1日
社会保険労務士法人オーク 代表社員 奥田 一司
特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
社会保険労務士法人オーク（以下「当法人」といいます。）は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）に基づき、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、本基本方針を定めます。
1. 事業者の名称
社会保険労務士法人オーク
2. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当法人は、番号法、個人情報保護法および個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
3. 特定個人情報等の利用目的
当法人は、特定個人情報等を次の個人番号関係事務の範囲内でのみ利用し、それ以外の目的には利用しません。
(1) 顧問先・ご依頼者様から委託を受けて行う事務
- 健康保険・厚生年金保険に関する届出・申請事務
- 雇用保険に関する届出・申請事務
- 労働者災害補償保険に関する請求事務
- 源泉徴収票・給与支払報告書の作成事務、年末調整に関する事務【受託している場合】
(2) 当法人の職員等に関する事務
- 当法人の職員（扶養親族を含む）に係る社会保険・雇用保険関係の届出事務
- 当法人の職員に係る源泉徴収票・給与支払報告書の作成事務
- 報酬・料金等の支払調書の作成事務
4. 委託を受けて特定個人情報等を取り扱う場合の措置
当法人は、顧問先・ご依頼者様から個人番号関係事務の委託を受ける場合、委託契約に定める範囲内で特定個人情報等を取り扱い、委託者と同等の安全管理措置を講じます。再委託を行う場合は、委託者の事前の許諾を得たうえで行います。
5. 安全管理措置に関する事項
当法人は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の適切な管理のため、取扱規程を定め、次の安全管理措置を講じます。
- 組織的安全管理措置：事務取扱責任者および事務取扱担当者を定め、取扱状況を記録・点検します。情報漏えい等の事案に対応する体制を整備します。
- 人的安全管理措置：事務取扱担当者に対し監督および教育を行います。
- 物理的安全管理措置：特定個人情報等を取り扱う区域を管理し、機器・書類の盗難等を防止します。持ち出す場合は暗号化・封緘等により漏えいを防止します。
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、アクセス者の識別と認証、不正アクセス等の防止措置を講じます。
6. 保管および廃棄
当法人は、番号法で定められた事務を処理する必要がある範囲に限り特定個人情報等を保管します。事務を処理する必要がなくなり、法令で定められた保存期間を経過した場合は、できるだけ速やかに、復元できない手段で削除または廃棄します。委託を受けた特定個人情報等は、委託契約の終了時に返却または廃棄します。
7. 継続的改善
当法人は、特定個人情報等の取扱状況を定期的に点検し、安全管理措置の見直しおよび改善を継続して行います。
8. お問い合わせ窓口
特定個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ・苦情は、下記までお願いいたします。
社会保険労務士法人オーク 特定個人情報等事務取扱責任者 佐藤健次
〒737-0143 広島県呉市広白石2-6-37 2F 電話：0823-74-9606（受付時間：平日 9:00〜17:00）
制 定 日：2015年10月1日
最終改定日：2026年11月1日
社会保険労務士法人オーク 代表社員 奥田 一司